Informativa e consenso al trattamento dei dati personali ai sensi del Regolamento UE n. 2016/679 (“Regolamento”)
La presente informativa viene fornita dalla nostra società Banijay Italia S.p.A. in qualità di titolare del trattamento dei dati personali ( d’ora in poi il “Titolare”) a “Interessato” in relazione al trattamento dei dati personali relativi all’Interessato e forniti direttamente dall’Interessato o da suo rappresentante (ad esempio, agente, consulente/collaboratore, genitore/tutore in caso di minori), nell’ambito dei rapporti tra l’Interessato e la nostra società in relazione alla Produzione oggetto del Contratto.
Per dati personali si intendono le informazioni che consentono di identificare l’Interessato o che riguardano la sua persona e la sua attività e che, in via esemplificativa, possono consistere in:
– Dati “comuni”, quali nome, cognome, codice fiscale, indirizzi e recapiti;
– Dati “lavoristici”, quali quelli contributivi, retributivi e fiscali (idonei cioè a rilevare informazioni relative alla sua busta paga, al suo compenso, il suo trattamento previdenziale, la sua attività, qualifica e mansione, la tipologia del suo contratto e i relativi adempimenti posti in essere dal titolare come infra definito);
– Dati “sensibili”, quali quelli idonei a rivelare l’origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, o l’appartenenza sindacale, i dati genetici, biometrici intesi a identificare in modo univoco una persona fisica, i dati relativi alla salute, alla vita sessuale, all’orientamento sessuale della persona;
– Dati “giudiziari”, quali quelli relativi a condanne penali e ai reati o a connesse misure di sicurezza, nonché contenziosi civili, penali, amministrativi, allo stato di separato/divorziato.
L’Interessato è a sua volta considerato autonomo titolare del trattamento di dati di soggetti terzi che l’Interessato dovesse trasmettere al Titolare. Al riguardo l’Interessato garantisce fin da ora che la loro trasmissione avviene previa acquisizione da parte dell’Interessato del consenso del terzo al trattamento dei suoi dati personali, e assume tutti i relativi obblighi e responsabilità di legge.
1) FINALITÀ DEL TRATTAMENTO
Il Titolare tratta i dati personali dell’Interessato per:
a) realizzare la Produzione, promuoverla e distribuirla/comunicarla al pubblico nelle forme e nei modi previsti nel Contratto;
b) svolgere le operazioni connesse ad adempimenti amministrativi, retributivi, contributivi, contabili, fiscali e legali e di reportistica nei confronti di soggetti terzi e, in particolare, dei Destinatari della comunicazione dei dati, di cui al successivo art. 3 lett. b);
c) la difesa dei diritti dell’Interessato, del Titolare e dei suoi aventi causa;
d) trasmettere i dati a enti pubblici e competenti autorità in conformità ad obblighi di legge o a specifiche richieste cui dovesse essere soggetto il Titolare;
e) la conservazione in archivi e banche dati della Produzione e di informazioni relative alla Produzione;
f) la conservazione in banche dati contenenti provini/informazioni relative a soggetti che hanno partecipato a casting/produzioni del Titolare, dalle quali recuperare i dati dell’Interessato al fine di proporgli di partecipare ad altre produzioni, del Titolare o di terzi Destinatari della comunicazione dei dati di cui al successivo art. 3;
g) realizzare, anche per conto dei Destinatari della comunicazione dei dati di cui al successivo art. 3 lett. c), statistiche, iniziative di marketing, pubblicitarie, promozionali, nell’ambito delle quali il Titolare potrà adottare processi decisionali automatizzati, compresa la profilazione di dati personali dell’Interessato al fine di utilizzarli in analisi statistiche e di marketing, che producano effetti giuridici sull’Interessato o che incidano significativamente sulla sua persona.
2) BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO
Per le finalità di cui al precedente art. 1 lettere a), b), ed e), la base giuridica del trattamento dei dati è il Contratto, nonché, limitatamente ai dati sensibili non resi manifestamente pubblici dall’Interessato, il consenso dell’Interessato.
Per le finalità di cui al precedente art. 1 lettera c), la base giuridica del trattamento dei dati è l’interesse del Titolare ad esercitare il diritto di difesa, nonché, limitatamente ai dati sensibili non resi manifestamente pubblici dall’Interessato, il consenso dell’Interessato.
Per le finalità di cui al precedente art. 1 lettera d), la base giuridica del trattamento dei dati è la necessità del Titolare di adempiere a un obbligo di legge nonché, limitatamente ai dati sensibili non resi manifestamente pubblici dall’Interessato, il consenso dell’Interessato.
Per le finalità di cui al precedente art. 1 lettere f) e g) la base giuridica del trattamento dei dati è il consenso manifestato dall’Interessato.
3) DESTINATARI DELLA COMUNICAZIONE DEI DATI
I dati personali dell’Interessato potranno essere comunicati, nel rispetto di quanto previsto dal Regolamento, ai seguenti soggetti:
a) uffici competenti e personale interni al Titolare, che agiscono in qualità di incaricati del trattamento ai quali la messa a disposizione dei dati personali dell’Interessato sia necessaria o comunque funzionale allo svolgimento di adempimenti derivanti dall’esecuzione del Contratto;
b) soggetti ai quali la messa a disposizione dei dati personali dell’Interessato sia necessaria o comunque funzionale allo svolgimento di adempimenti derivanti dall’esecuzione del Contratto, quali adempimenti amministrativi, retributivi, contributivi, contabili, fiscali e legali. Tali soggetti potranno di volta in volta essere, ad esempio, i competenti uffici pubblici, committenti, coproduttori/finanziatori del Titolare o fornitori di beni/servizi del Titolare in relazione alla Produzione, consulenti legali, fiscali, lavoristici del Titolare, nonché altre società del Gruppo societario del Titolare cui i dati vengano comunicati nell’ambito delle comunicazioni commerciali, legali, amministrative e contabili di gruppo e che agiscono, a seconda dei casi, in qualità di responsabili del trattamento o di autonomi titolari del trattamento;
c) terzi che hanno collaborato alla Produzione in qualità di sponsor, inserzionisti, fornitori di beni o servizi, che agiscono in qualità di autonomi titolari del trattamento, per realizzare statistiche, iniziative di marketing, pubblicitarie, promozionali, anche attraverso processi decisionali automatizzati, compresa la profilazione di dati personali dell’Interessato al fine di utilizzarli in analisi statistiche e di marketing, che producano effetti giuridici sull’Interessato o che incidano significativamente sulla sua persona;
d) soggetti che utilizzano la Produzione, quali la rete emittente, i distributori e gli acquirenti di diritti di sfruttamento della Produzione, e che agiscono in qualità di autonomi titolari del trattamento;
e) soggetti verso i quali il Titolare sia tenuto a comunicare i dati qualora sussista un obbligo di legge come ad esempio Forze dell’ordine, Autorità giudiziaria, Autorità amministrative indipendenti e che agiscono in qualità di autonomi titolari del trattamento. Tenuto conto che il Titolare fa parte di un Gruppo di società (anche) estere e che la Produzione potrà essere distribuita e sfruttata (anche) all’estero, i destinatari della comunicazione dei dati potranno essere anche soggetti residenti ed operanti all’estero, all’interno della Unione Europea o anche al di fuori dell’Unione Europea. Il trasferimento dei dati dell’Interessato a soggetti situati al di fuori del territorio dell’UE avverrà fornendo adeguate garanzie affinché vengano applicati gli stessi livelli di protezione dei dati come avviene all’interno del territorio dell’UE, conformemente a quanto previsto dagli artt. 46 e ss. del Regolamento, e sempre nel rispetto della sicurezza dei dati medesimi.
4) PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI
I dati personali dell’Interessato verranno conservati per un periodo di tempo necessario al conseguimento delle finalità sopra indicate e comunque corrispondente al massimo a quello di protezione legale della Produzione. I dati dell’Interessato che non siano più necessari o per il cui trattamento non vi sia più presupposto giuridico, o per i quali sia scaduto il periodo di conservazione, sono anonimizzati irreversibilmente o distrutti in modo sicuro.
5) DIRITTI DELL’INTERESSATO
L’Interessato ha diritto di chiedere al Titolare, presso uffici amministrativi di Banijay Italia S.p.A. in Milano, via Tito Speri, n. 8 ( email: privacy@banijay.it ; tel. 02/455071; fax 02/45507929) e alle condizioni previste dal Regolamento:
• l’accesso ai suoi dati personali, compreso il diritto di ottenere dal Titolare la conferma o meno che sia in corso un trattamento dei suoi dati personali e in tal caso di richiedere le informazioni di cui all’art. 15 del Regolamento;
• la rettifica dei suoi dati personali, nonché l’integrazione dei suoi dati personali incompleti;
• la cancellazione dei suoi dati personali quando:
o essi non sono più necessari per le finalità per le quali sono stati raccolti e trattati;
o l’Interessato revoca il consenso qualora esso costituisca la base del trattamento e non sussistano altre basi giuridiche;
o l’Interessato si è opposto al trattamento dei propri dati personali e non sussiste alcun motivo legittimo del Titolare per procedere comunque al trattamento;
o essi sono stati trattati in modo illecito;
o la cancellazione dei dati personali dell’Interessato risponde ad un obbligo di legge;
• la trasformazione in forma anonima dei suoi dati personali o il blocco degli stessi:
• la limitazione del trattamento dei suoi dati personali, affinché siano unicamente conservati dal Titolare, nelle ipotesi previste dall’art. 18 del Regolamento;
• il trasferimento in formato elettronico dei dati personali all’Interessato o ad altri soggetti indicati da quest’ultimo (portabilità dei dati personali) qualora il trattamento sia effettuato con mezzi automatizzati e si basi sul consenso del’Interessato o sull’esecuzione del Contratto;
• l’opposizione in qualsiasi momento al trattamento dei suoi dati personali ai sensi dell’art. 6 lett. e) ed f) del Regolamento, inclusa la profilazione di dati personali dell’Interessato al fine di utilizzarli in analisi statistiche e di marketing, salvo il caso in cui il Titolare continui a trattare i dati personali dell’Interessato per un motivo legittimo cogente prevalente sugli interessi, i diritti e le libertà di quest’ultimo oppure per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto;
• l’opposizione in qualsiasi momento al trattamento dei suoi dati personali per finalità di marketing diretto, compresa la profilazione di dati personali dell’Interessato nella misura in cui è connessa a tale finalità.
L’Interessato ha anche diritto di:
• proporre un reclamo al Garante della Privacy (autorità di controllo), ai sensi dell’art. 77 del Regolamento;
• revocare il proprio consenso in qualsiasi momento, senza che ciò pregiudichi la liceità del trattamento basato sul consenso prestato prima della revoca, ai sensi dell’art. 7.3 del Regolamento.
Il Titolare si riserva di valutare eventuali istanze dell’Interessato aventi ad oggetto l’opposizione al trattamento, o la cancellazione, o la trasformazione in forma anonima, o la revoca del consenso, o altra limitazione del trattamento dei dati, che possa impedire o compromettere, in tutto o in parte, la diffusione o la distribuzione della Produzione e di non accettarle in caso di esistenza di motivi legittimi cogenti per proseguire il trattamento dei dati che prevalgano su interessi, diritti e libertà dell’Interessato.
6) MODALITÀ DEL TRATTAMENTO
I dati personali dell’Interessato sono e saranno trattati in maniera da garantirne un’adeguata sicurezza, l’integrità, la riservatezza, la completezza, la disponibilità nonché la prevenzione, mediante misure tecniche e organizzative adeguate, da trattamenti non autorizzati o illeciti e da perdite accidentali, dalla distruzione o da danni, conformemente a quanto previsto dal Regolamento. Tutte le attività che riguardano il trattamento dei dati personali dell’Interessato vengono eseguite attraverso strumenti di comunicazione tradizionale ed elettronica.
Informativa e consenso al trattamento dei dati personali
Ai sensi del reg. UE 679/2016 (“GDPR”), Banijay Italia SpA, con sede legale a (20159) Milano, in via G. Pepe, 44 (la “Società”), Le fornisce le seguenti informazioni sul trattamento effettuato, quale titolare, dei Suoi dati personali (i “Dati”). Per comunicazioni o richieste, la Società è raggiungibile via posta all’indirizzo della sede legale.
Titolare del trattamento e DPO
La Società è titolare del trattamento dei Dati dei partecipanti ai casting relativi a programmi televisivi prodotti dalla Società stessa.
La Società ha nominato un responsabile per la protezione dei dati (“DPO”), raggiungibile all’indirizzo e-mail dpo@banijay.it.
Categorie di Dati trattati e origine degli stessi
I Dati trattati dalla Società possono includere:
1) Dati comuni forniti tramite la compilazione di formulari, questionari, schede casting, interviste e/o strumenti di comunicazione a distanza (es.: Dati anagrafici, Dati di contatto, Dati relativi a Sue precedenti esperienze lavorative e non, Dati inerenti ai Suoi interessi, ecc.);
2) Dati comuni consistenti nella Sua immagine e/o voce fotografati, registrati e/o ripresi;
3) Dati particolari ai sensi dell’art. 9 GDPR (es.: stato di salute attuale e/o passato, appartenenza, orientamenti e/o opinioni filosofici, religiosi, politici e/o sindacali, orientamento sessuale, origine etnica, ecc.), nella misura in cui rilevino con riguardo ai contenuti del programma oggetto di casting e/o di altri programmi per cui Lei dovesse essere invitato a partecipare a futuri casting.
I Dati saranno raccolti presso di Lei e/o soggetti terzi coinvolti nel processo di casting (es.: agenti, procuratori, consulenti/collaboratori, genitori/tutori in caso di minori, ecc.), nonché ove necessario consultando fonti pubbliche e/o banche dati private accessibili al pubblico (es.: consultazione d’informazioni connesse a profili pubblicati su social media).
Base giuridica e finalità del trattamento dei Dati e natura del relativo conferimento
I Dati saranno trattati dalla Società per i seguenti fini:
1) gestione delle procedure di selezione dei partecipanti al programma televisivo oggetto di casting e valutazione della coerenza del Suo profilo rispetto alle esigenze artistiche e/o di comunicazione del programma stesso. Quanto ai Dati comuni trattati per questa finalità, la base giuridica del trattamento è l’art. 6, par. 1, lett. b) GDPR, perché esso serve a eseguire misure precontrattuali adottate su sua richiesta, mentre con riguardo a eventuali Dati particolari il trattamento si fonda sul Suo consenso ai sensi dell’art. 9, par. 2, lett. a) GDPR;
2) eventuale ricontatto per la partecipazione a casting relativi ad altri programmi televisivi prodotti dalla Società. Quanto a questa finalità, il trattamento si fonda sul Suo consenso, ai sensi degli artt. 6, par. 1, lett. a) e 9, par. 2, lett. a) GDPR;
3) gestione degli adempimenti legali derivanti dalle norme cui la Società è sottoposta. Quanto a questa finalità, la base giuridica del trattamento è l’art. 6, par. 1, lett. c) GDPR, perché esso serve per adempiere a obblighi legali a cui la Società è soggetta;
4) adempimento degli obblighi della Società nei confronti dei propri clienti e partner commerciali. La relativa base giuridica del trattamento è l’art. 6, par. 1, lett. f) GDPR, perché esso serve a perseguire un legittimo interesse della Società;
5) difesa di diritti in sede giudiziaria ed extragiudiziaria in base all’art. 6, par.1, lett. f) GDPR;
6) perseguimento del legittimo interesse della Società alla gestione del proprio sistema di controllo interno e gestione dei rischi, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f) GDPR;
7) perseguimento del legittimo interesse della Società alla gestione e al miglioramento continuo dei propri processi operativi, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f) GDPR.
Il conferimento dei Dati per le finalità di cui sopra è necessario per l’esecuzione del casting e/o invitarla a partecipare a casting futuri e in mancanza dei Dati stessi la Società non potrà consentirle di partecipare al casting e/o considerare il Suo profilo per futuri programmi televisivi.
Ove Lei conferisca Dati non pertinenti rispetto alle finalità di trattamento indicate, la Società si asterrà dal trattarli. Perciò, se non strettamente necessario, Le chiediamo di non fornire tali informazioni.
Qualora si verifichi un trattamento di Dati di terzi da Lei comunicati alla Società, Lei si porrebbe come autonomo titolare del trattamento, assumendosi gli obblighi e le responsabilità di legge. Qualora Lei tratti Dati di terzi nel contesto del casting, deve garantire, assumendosene ogni connessa responsabilità, che tale particolare ipotesi di trattamento si fonda su un’idonea base giuridica, legittimante il trattamento stesso.
Ambito di comunicazione e diffusione dei Dati e destinatari e trasferimento dei Dati
I Dati saranno trattati da personale incaricato del trattamento ai sensi degli artt. 29 e 32 del GDPR e 2-quaterdecies d.lgs. 196/2003.
Inoltre, per i suddetti fini, i Dati potranno essere comunicati in Italia e all’estero ad altre società del Gruppo Banijay e a soggetti terzi nominati responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR.
Altresì, le altre società del Gruppo Banijay potranno accedere ai Dati per fini amministrativi e/o contabili, ai sensi dei considerando 47 e 48 e dell’art. 6 GDPR.
Eventualmente, i Dati saranno accessibili a clienti e altri partner commerciali della Società, nonché a enti e/o soggetti autonomi titolari del trattamento a cui sia obbligatorio comunicare i Dati in forza di norme cogenti.
Traferimento dei Dati verso organizzazioni internazionali e/o Paesi terzi.
Quanto all’eventuale trasferimento dei Dati verso organizzazioni internazionali e/o Paesi terzi, il trattamento avverrà secondo uno dei modi consentiti dalla normativa vigente (es.: adozione di clausole contrattuali tipo approvate dalla Commissione Europea, selezione di soggetti aderenti a programmi internazionali per la libera circolazione dei Dati od operanti in Paesi considerati sicuri dalla Commissione Europea, ecc.).
Su richiesta, è possibile ottenere maggiori informazioni in merito dal DPO e/o dalla Società ai contatti suindicati.
Conservazione dei Dati
I Dati saranno conservati per il tempo necessario a raggiungere le finalità per cui sono stati raccolti, rispettando i principi di limitazione della conservazione e minimizzazione di cui all’art. 5, par. 1, lett. c) ed e) GDPR.
Terminato il periodo di conservazione i Dati saranno anonimizzati o distrutti.
I diritti di cui al GDPR
In relazione ai Dati, Lei potrà esercitare i diritti di cui agli artt. 15-22 GDPR, in presenza dei relativi presupposti normativi.
In particolare, Lei avrà il diritto di chiedere alla Società l’accesso ai Suoi Dati, la rettifica o la cancellazione degli stessi, la limitazione del trattamento nei casi previsti dall’art. 18 GDPR, nonché di ottenere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i Suoi Dati, nei casi previsti dall’art. 20 GDPR.
Altresì, Lei potrà formulare una richiesta di opposizione al trattamento dei Suoi Dati ai sensi dell’art. 21 GDPR ove evidenziare le ragioni che giustifichino l’opposizione: la Società si riserva di valutare la Sua istanza, che non verrà accettata se esistano motivi legittimi per procedere al trattamento che prevalgano sui Suoi interessi, diritti e libertà.
Lei potrà revocare in ogni momento il consenso prestato ai sensi dell’art. 7 GDPR, ferma restando la liceità dei trattamenti effettuati prima delle revoca nonché quanto riferito sopra con riguardo alle ipotesi di diffusione.
Le relative richieste vanno rivolte per iscritto al DPO o alla Società ai recapiti suindicati.
Infine, Lei potrà proporre reclamo all’autorità di controllo competente ai sensi dell’art. 77 GDPR, cioè il GPDP, ove ritenga che il trattamento dei Suoi Dati contrasti con la normativa vigente.
